Kassenführung – Bargeschäfte sicher dokumentieren

Schwerpunkt jeder Betriebsprüfung ist vor allem in Unternehmen, die überwiegend Barumsätze tätigen die Prüfung der Kassenführung.

Kassenaufzeichnungen müssen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar vorgenommen werden.

Kassenaufzeichnungen, die nicht den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen, sind ein Risikopotential, das oft nicht erkannt oder unterschätzt wird.

So führen mehr als 90 % der Prüfungen in bargeldintensiven Unternehmen zu empfindlichen, mitunter existenzbedrohenden Steuernachzahlungen für mehrere Jahre, sei es auf Grund stiefmütterlicher Behandlung der Kassenaufzeichnungen oder unzureichender Kenntnisse über geltendes Recht.

Aus diesem Grund ist es wichtig, die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung zu kennen und rechtssicher anzuwenden. Daneben gelten seitdem 01.01.2017 neue Anforderungen an Kassensysteme. Die bisher gewährten Erleichterungen des BMF-Schreibens vom 09.01.1996 sind zum 31.12.2016 ausgelaufen, d. h. seit dem 01.01.2017 muss sichergestellt sein, dass alle Kassendaten (Einzelaufzeichnungen) während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind und unverzüglich lesbar gemacht werden können.

Zusätzlich gilt seit dem 29.12.2016 das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen. Anwendungserlasse zu § 146 AO und § 146b AO vom Mai und Juni 2018 konkretisieren die Vorgaben für die Umsetzung in der Praxis. Die mit dem Gesetz verbundenen Änderungen der Abgabenordung gelten seit 01.01.2018 bzw. zum 01.01.2020. Ab 01.01.2020 sollen elektronische Aufzeichnungssysteme wirksamer vor manipulierenden Eingriffen geschützt werden, d. h. es ist ein verpflichtender Einsatz einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung, bestehend aus einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle (§ 146a Abs. 1 AO) gesetzlich geregelt. Derzeit gibt es noch keine elektronischen Aufzeichnungssysteme, die den ab 01.01.2020 geltenden Standards entsprechen.

Das Fachbuch zeigt anhand zahlreicher Beispiele und Checklisten, wie die Kasse richtig geführt wird. Infos zu DATEV-Software, wie z. B. DATEV Datenprüfung comfort und DATEV Kassenbuch online sowie DATEV Kassenarchiv online runden die Darstellung ab.