Autor: Prof. Dr. Stefan Janßen

Die Kreditinstitute befinden sich derzeit in einem herausfordernden Umfeld. Durch die anhaltende Niedrigzinsphase, den Markteintritt innovativer Wettbewerber, die zunehmende Digitalisierung und die fortschreitende Regulierung sind die Erträge bei gleichzeitig steigenden Kosten und Kundenerwartungen stark unter Druck geraten. Ein wichtiger Stellhebel zur Kostenoptimierung ist das Dokumentenmanagement, denn große Teile des Bankgeschäfts sind sehr dokumentenintensiv. Dokumente haben für Kreditinstitute eine große Bedeutung, ähnlich wie Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe für Produktionsunternehmen. Durch intelligentes Datenmanagement, Digitalisierung bis hin zur elektronischen Aktenführung und Outsourcing lassen sich viele Kernprozesse schneller, schlanker und kostengünstiger gestalten, so dass die Institute bei reduzierten Kosten besser auf die Kundenanforderungen eingehen können. Das Praktikerhandbuch beleuchtet wesentliche Herausforderungen, Vorteile, Risiken und Fragestellungen, die mit der Digitalisierung im Dokumentenmanagement in Verbindung stehen. Der Leser soll mithilfe praxisorientierter Ideen und Vorgehensweisen in die Lage versetzen werden, angemessene Lösungen für das eigene Haus zu finden sowie eine pragmatische Umsetzung zu ermöglichen, ohne dabei gesetzliche oder bankaufsichtliche Anforderungen zu vernachlässigen. Die Autoren bringen Erfahrungen erfolgreicher Regionalbanken, der Bankenaufsicht, von Auslagerungsunternehmen und aus der Prüfung ein und setzen sich u. a. mit Fragen zu Datenmanage- ment, Archivoutsourcing, Digitalisierung, elektronischer Kreditakte, Neuorganisation der Pro- zesse und Auslagerungsmanagement vor Hintergrund der Handhabung entsprechender Risiken und Abbildung in der Risikoinventur auseinander. Dabei werden folgende Themen erörtert: Herausforderungen durch neue Wettbewerber, Niedrigzinsumfeld und verschärfte Regulatorik Zunehmende Digitalisierung interner Prozesse, gegenüber der Aufsicht und im Kundengeschäft Kritische Analyse typischer Einsatzfelder, Fallstricke und Erfolgsfaktoren in einer Regionalbank Aufsichtliche Vorgaben für technisch-organisatorische Ausstattung, Digitalisierungsmanagement und Auslagerungen im Dokumentenmanagement Digitalisierung und Dokumentenmanagement aus Sicht eines Auslagerungsunternehmens Ansätze zur Prüfung und Beurteilung aus Sicht der internen und der externen Revision