Scannen von Papierdokumenten
Anforderungen, Trends und Empfehlungen
Stefanie Fischer-Dieskau, Silke Jandt, Alexander Roßnagel , Daniel Wilke
Für die elektronische Vorgangsbearbeitung müssen alle Dokumente in elektronischer Form vorliegen. Selbst nach Abschluss der Digitalisierung der Papierarchive werden Unternehmen und Verwaltung in Zukunft aber immer wieder „neue“ Papierdokumente erhalten oder intern werden vereinzelt aus organisatorischen Gründen Papierdokumente erstellt. Deshalb müssen die Papierdokumente mit dem Ziel gescannt werden, sie anschließend vernichten zu können.
Die Autoren, allesamt Juristen, präsentieren die Ergebnisse einer Studie, die im Rahmen des vom Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie geförderten Projekts „TransiDoc“ erstellt wurde. Neben dem Status quo der gegenwärtigen Scannpraxis bei den Anwendern werden die rechtliche Zulässigkeit und die gesetzlichen Anforderungen des ersetzenden Scannens untersucht. Es wird dargelegt, wie sich die beweisrechtliche Situation verändert, wenn im gerichtlichen Verfahren statt des Papieroriginals nur das elektronische Scannprodukt als Beweismittel vorgelegt werden kann. Abschließend wird auf den gesetzgeberischen Regelungsbedarf hingewiesen und es werden den Anwendern Gestaltungsvorschläge für ein sicheres, ersetzendes Scannen unterbreitet.
Fachleuten aus Unternehmen und Verwaltung vermittelt die Arbeit ein grundlegendes Verständnis für Anforderungen und Trends des ersetzenden Scannens.
